Ušetřete mentální palivo, správně se rozptýlíte a 5 dalších tipů od guru produktivity Maxima Dorofeeva

Někde tam žijí lidé, kteří mají na všechno čas. Odškrtávají úkoly ze seznamu, dokončují věci dříve než ostatní a užívají si volný čas. Jak toho dosáhnout? Magie, kouzla, spiknutí? Ne, jen správný přístup k organizaci – a nic víc.

Špatná zpráva je, že neexistují žádné dokonalé recepty na produktivitu. Musíte najít to, co vám vyhovuje. Dobrou zprávou je, že takových receptů je mnoho a fungují. Maxim Dorofeev, prokrastinatolog a specialista na produktivitu, napsal dvě knihy s praktickými radami. A jeho hra „Jedi Techniques. Stolní bitva o myšlenkové palivo“, vytvořená ve spolupráci s Yandex.Practice, se stala bestsellerem.

Se svolením vydavatele zveřejňujeme několik pracovních tipů z knih Maxima Dorofeeva, které vám pomohou začít se vším.

Nastavit čas pro rozptýlení

Každý, kdo pracuje v kanceláři, zná situaci: právě se posadili k práci – a bum! – kolega přišel diskutovat o projektu. Jste zaneprázdněni, děláte svou práci a víte, že když se o projektu začnete bavit, bude to trvat půl hodiny i déle. Stop! Čas je příliš cenný zdroj. Čas na rámování.

Pokud se vás tedy pokusí rozptýlit, okamžitě řekněte, jak moc se můžete nechat rozptýlit. Například: „Pojďme si promluvit, ale za 10 minut jdu na schůzku“ nebo „Ano, promluvíme si, ale za 5 minut musím klientovi zavolat.“

Uložte si své myšlenky

Kromě času existuje ještě jeden cenný zdroj – myšlenkové palivo. Někdy se tomu také říká energie, pozornost a schopnost se rozhodovat. Jde o jednu věc: myšlenkové palivo je to, co nám pomáhá myslet. Bezstarostně je utrácíme a zapomínáme, že zásoby jsou omezené. Jak zabránit úniku myšlenkového paliva?

– Pravidelně si vytvářejte a kontrolujte seznamy úkolů. Ano, zdá se, že si stejně všechno pamatujete: proč si zapisovat například schůzku se zubařem? Když si ale úkol neopravíte na papíře, každou chvíli se vám v hlavě vynoří: „Nezapomeň, stejně musíš v 18:00 k zubaři!“ Výsledkem je, že nasměrujete energii, abyste vše udrželi ve své hlavě, a marně plýtváte zdroji.

– Vypnout upozornění. Přišel dopis – jste rozptýleni, bliká zpráva – jste rozptýleni, skřípe SMS – jste rozptýleni. Všechny tyto zdánlivé maličkosti utrácejí každou sekundu naše drahocenné myšlenkové palivo. Přestaňte reagovat. Nechte minimum upozornění: ať je to například kalendář schůzek, fungující messenger a SMS z banky. Ostatní akce mohou počkat na přestávku nebo konec pracovního dne.

– Spánek! Otřesné, samozřejmě, ale co se dá dělat? Spánek je důležitým faktorem, který z vás udělá stroj na produktivitu. S nedostatkem spánku je pro vás obtížnější se soustředit a na soustředění musíte použít více myšlenkového paliva. Pamatujte: normální spánek pro většinu lidí je 8-9 hodin.

– Ujistěte se, že se úkoly nehromadí. Odložené úkoly jsou problémy, které zaměstnávají naši pozornost. Distribuujte je. Nehromadit. Nenechávejte to na později. Přidělte okna, abyste splatili dluhy včas, zajděte na poštu a opravte kohoutek.

Dělejte jednu věc najednou

Multitasking je špatný. Dříve ji všichni milovali, ale během toho si uvědomili: na přepínání mezi úkoly se vynakládá tolik prostředků, že trpí rychlost i kvalita. Nedovolte si tedy žonglovat s úkoly.

Nastavit časovač

Pracujte na několik krátkých návštěv a neseďte celý den u notebooku, rozptylováni instant messengery a sociálními sítěmi. Chápeme, že je to těžké. Jak si můžete pomoci? Nastavte si na telefonu časovač: odhadněte, jak dlouho vám tento úkol zabere, a rozdělte jej do několika přístupů. Pomáhají také aplikace. Například v aplikaci Forest nastavíte časovač na 40 minut a na obrazovce telefonu začne růst strom. Jakmile minimalizujete aplikaci pro čtení SMS nebo prohlížení Instagramu, strom zemře. Kruté, ale účinné: nikdo nechce zabít strom. Každý sní o tom, že vyroste les – les úspěchů.

Správně odveďte pozornost

Pokud se stále potřebujete rozptýlit, abyste našli zajímavý nápad nebo si dali pauzu, udělejte to správně. Nepokoušejte se otevřít sociální síť nebo se potkat na Tik Tok. Je lepší otevřít nějakou krajinu – pomůže to rychle obnovit sílu.

Zaškolte prodavačku

Teď si to vysvětlíme. Někdy se nám do nějakého úkolu tak moc nechce, že se snažíme zaměstnávat jinými věcmi. Říkáme si: „Teď udělám pár malých věcí a je to.“ Špatný nápad, který navíc často prodlužuje pracovní den.

Raději vyškolte prodavače: nepouštějte se do naléhavých maličkostí – vezměte na sebe neodkladný, ale důležitý úkol. Ta, ke které se nedá dostat. Takový, který by byl užitečný. Ano, pokud nechcete podnikat, neplýtvejte energií na maličkosti. Dělejte důležité věci.

Další informace o malých věcech

Existuje mnoho způsobů, jak se vypořádat s malými věcmi – to je bolest mnoha lidí. Důležité je vybrat si, co se vám líbí. Mnoho lidí například používá pravidlo dvou minut: říkají, že když úkol trvá méně než dvě minuty, je lepší to udělat hned. Ale tady je problém: často nevidíme věci v jejich pravém světle. A dvě minuty se změní na 20 a pak na 40.

Co dělat? Zkuste použít takzvanou „Dózu drobných keců“. Malé úkoly si dejte na samostatný seznam a každý den (nebo jednou týdně) si vyhraďte 20 minut na jejich vyřešení.

Metoda „Dělat úkoly pouze ze seznamu“ funguje dobře: zapište si úkol, podívejte se na svůj plán na den, přemýšlejte – je to opravdu tak důležité? Pokud případ skutečně „hoří“, chopili se toho. Pokud ne, odkládá se.